Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen Prontos GmbH, Tal 44, 80331 München („Prontos“, „wir“) und ihren Kunden über die Nutzung der Software „Prontos – Digitale Rezeption für Hausverwaltung und Hotel“. Prontos richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, die die Leistung im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit abschließen (z. B. Hausverwaltungen, Hotels). Ausschließlich das Paket Start kann auch von Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB gebucht werden, etwa von privaten Vermietern einzelner Wohnungen; für sie gilt zusätzlich Ziffer 11. Die Pakete Basis, Pro und Enterprise werden nur mit Unternehmern geschlossen.

2. Vertragsschluss

Der Kunde wählt auf prontos.org ein Paket (Start, Basis, Pro oder Enterprise) sowie ein Abrechnungsintervall (jährlich oder monatlich) und schließt den Vertrag durch Absenden des Bestellvorgangs inkl. Hinterlegung einer Zahlungsmethode ab. Der Vertrag kommt mit Bestätigung durch Prontos (z. B. per Zugangs-/Bestätigungs-E-Mail) zustande.

3. Leistungsbeschreibung

Prontos ist eine cloudbasierte Software (SaaS), die eingehende Anfragen (Anruf, E-Mail, Chat auf der Website des Kunden sowie – ab dem Paket Basis – über Melde-Link und QR-Aushang, ab dem Paket Pro zusätzlich WhatsApp) von Mietern, Eigentümern bzw. Gästen automatisiert entgegennimmt, einordnet, an passende Dienstleister weiterleitet, den Bearbeitungsstand nachverfolgt und Standardfälle automatisch abschließt. Meldende Personen erhalten, soweit eine Mobilfunknummer vorliegt, eine SMS mit einem Link auf eine Status-Seite, auf der sie den Stand ihrer Meldung einsehen, Nachrichten an den Kunden schreiben und dessen Antworten lesen können; Terminwünsche und Erledigt-Meldungen werden dort automatisiert verarbeitet. Sonderfälle und Ausnahmen werden nicht automatisch entschieden, sondern dem Team des Kunden zur Entscheidung vorgelegt. Prontos trifft keine rechtsverbindlichen Erklärungen oder Zusagen gegenüber Mietern, Eigentümern oder Gästen des Kunden – Vertragspartner dieser Personen bleibt allein der Kunde.

Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem gebuchten Paket (Wohneinheiten-Grenze, Minutenkontingent Telefon, Anzahl Vorgänge je Monat im Start-Paket, verfügbare Melde-Kanäle, Anzahl Rufnummern, Anzahl Nutzer-Zugänge, Datenexport, Support-Level) gemäß der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung auf prontos.org.

Die im Paket enthaltenen Gesprächsminuten (eingehende und ausgehende Telefonate zusammen) und – im Start-Paket – Vorgänge gelten je Kalendermonat; nicht genutzte Kontingente verfallen zum Monatsende. Prontos informiert den Kunden per E-Mail, sobald 80 %, 90 % und 100 % eines Kontingents erreicht sind. Ist das Minutenkontingent aufgebraucht, nimmt Prontos bis zum Beginn des folgenden Kalendermonats bzw. bis zur Buchung eines Zusatzpakets oder eines größeren Pakets keine Anrufe, E-Mails und WhatsApp-Nachrichten mehr an und beauftragt bzw. benachrichtigt keine Dienstleister und Melder mehr; bereits angelegte Vorgänge bleiben im Kundenkonto einsehbar und können vom Team des Kunden weiterbearbeitet werden. Ist im Start-Paket das Vorgangskontingent erreicht, erfasst Prontos weitere Meldungen, gibt sie aber nicht mehr automatisch an Dienstleister weiter. Die Unterbrechung nach Verbrauch eines Kontingents ist kein Mangel der Leistung. Für das Enterprise-Paket gelten die individuell vereinbarten Kontingente.

4. Preise und Zahlung

Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung auf prontos.org ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt je nach gewähltem Intervall im Voraus für ein Jahr oder einen Monat. Zusatzpakete (zusätzliche Gesprächsminuten, im Start-Paket zusätzlich Vorgänge) können höchstens einmal je Kalendermonat gebucht werden; sie werden einmalig bei Buchung berechnet und gelten bis zum Ende des laufenden Kalendermonats.

5. Testphase, Laufzeit und Kündigung

Nach der Einrichtung beginnt eine kostenlose Testphase von 14 Tagen. Der Kunde kann sie jederzeit ohne Angabe von Gründen beenden; es entstehen keine Kosten.

Mit der Buchung eines Pakets beginnt die Vertragslaufzeit. Sie entspricht dem gewählten Abrechnungsintervall – ein Monat bei monatlicher, ein Jahr bei jährlicher Zahlweise – und verlängert sich jeweils um dasselbe Intervall, wenn sie nicht nach den folgenden Absätzen gekündigt wird.

Bei monatlicher Zahlweise kann der Kunde jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen; eine Frist ist nicht einzuhalten. Bei jährlicher Zahlweise ist die Kündigung spätestens 30 Tage vor dem Ende der jeweiligen Jahreslaufzeit zu erklären; geht sie später ein, wirkt sie zum Ende der dann folgenden Laufzeit.

Eine Kündigung beendet den Vertrag zum Ende der jeweiligen Laufzeit. Bis dahin bleibt der Zugang in vollem Umfang nutzbar. Bereits gezahlte Entgelte für die laufende Laufzeit werden nicht anteilig zurückerstattet; umgekehrt werden für die laufende Laufzeit keine weiteren Entgelte berechnet. Bereits angefallene nutzungsabhängige Entgelte (z. B. Zusatzpakete für Gesprächsminuten) bleiben geschuldet.

Die Kündigung ist in Textform möglich – per E-Mail, über das Kundenkonto oder über die Schaltfläche „Verträge hier kündigen“ auf unserer Website. Prontos bestätigt den Eingang unverzüglich in Textform mit Datum und Uhrzeit sowie dem Zeitpunkt, zu dem der Vertrag endet.

Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt; für Prontos gilt dies insbesondere bei einem Verstoß gegen Ziffer 6 (Betriebsgeheimnisse, Reverse Engineering) oder bei Zahlungsverzug nach erfolgloser Mahnung.

Nach Vertragsende kann der Kunde seine Vorgänge und Stammdaten noch 30 Tage als Datei exportieren. Anschließend werden die Daten nach dem Löschkonzept des Vertrags zur Auftragsverarbeitung gelöscht.

Für Verbraucher gilt abweichend Ziffer 11.

6. Pflichten des Kunden

Der Kunde stellt sicher, dass die hinterlegten Objekte, Dienstleister und Kontaktdaten aktuell sind, und prüft die ihm zur Entscheidung vorgelegten Sonderfälle zeitnah. Er ist dafür verantwortlich, seine Mieter, Eigentümer bzw. Gäste über den Einsatz einer automatisierten Annahme (Telefon, E-Mail, Chat, WhatsApp) zu informieren, soweit gesetzlich erforderlich, und die Datenschutzhinweise auf seiner Website bzw. am Aushang entsprechend zu ergänzen. Veröffentlicht der Kunde den Melde-Link oder einen QR-Aushang, ist er für die Auswahl des Verteilerkreises verantwortlich.

Die Software, ihre Gesprächsführung, Abläufe, Texte und Oberflächen sind Betriebsgeheimnisse von Prontos. Dem Kunden ist es untersagt, die Software oder Teile davon zu kopieren, nachzubauen, zu dekompilieren oder anderweitig zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), die Sprach- und Textassistenten systematisch auszulesen oder zu testen, um ihre Anweisungen zu ermitteln, Zugangsdaten an Dritte weiterzugeben oder die Leistung Dritten – insbesondere Wettbewerbern – zugänglich zu machen. Ein Verstoß berechtigt Prontos zur fristlosen Kündigung und zur Sperrung des Zugangs; weitergehende Ansprüche bleiben vorbehalten.

7. Verfügbarkeit

Prontos strebt eine Verfügbarkeit der Software von 99 % im Jahresmittel an. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster sowie Störungen, die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen (z. B. Ausfälle von Telefonie- oder Hosting-Anbietern).

8. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit Prontos im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten von Mietern, Eigentümern oder Gästen verarbeitet, schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Dieser wird bei der Einrichtung bereitgestellt.

9. Haftung

Prontos haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Prontos nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, höchstens jedoch auf die im jeweiligen Vertragsjahr gezahlte Vergütung. Für Entscheidungen, die das Team des Kunden bei Sonderfällen trifft, sowie für Leistungen der vom Kunden beauftragten Dienstleister haftet Prontos nicht.

10. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz von Prontos. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

11. Zusätzliche Regelungen für Verbraucher (nur Paket Start)

Verbraucher im Sinne des § 13 BGB können ausschließlich das Paket Start und ausschließlich mit monatlicher Zahlweise buchen. Verbrauchern steht ein Widerrufsrecht von 14 Tagen ab Vertragsschluss zu; Einzelheiten und das Muster-Widerrufsformular enthält die Widerrufsbelehrung, die vor der Bestellung abrufbar ist und mit der Bestellbestätigung übersandt wird. Verlangt der Verbraucher ausdrücklich, dass Prontos vor Ablauf der Widerrufsfrist mit der Leistung beginnt, schuldet er im Fall des Widerrufs Wertersatz für die bis dahin erbrachte Leistung, berechnet anteilig nach Tagen des laufenden Abrechnungsmonats. Der Vertrag mit einem Verbraucher verlängert sich nach Ablauf des ersten Monats auf unbestimmte Zeit und ist jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündbar (§ 309 Nr. 9 BGB); die Kündigung ist jederzeit über die Schaltfläche „Verträge hier kündigen“ oder in Textform möglich. Gegenüber Verbrauchern gilt die Haftungsbegrenzung in Ziffer 9 nur, soweit sie gesetzlich zulässig ist; die Gerichtsstandvereinbarung in Ziffer 10 gilt für Verbraucher nicht.